Oświadczenie o ochronie prywatności

Zbieramy dane osobowe, gdy rejestrujesz się za pośrednictwem naszej strony internetowej, w biurze, poprzez źródła zewnętrzne (takie jak portale z ofertami pracy) lub kanały mediów społecznościowych. Jeśli zapiszesz się za pośrednictwem platformy społecznościowej, zostaniesz przekierowany do najnowszej wersji niniejszego oświadczenia, a rejestrując się wyrażasz zgodę na jego warunki. W zależności od etapu naszej relacji, przetwarzamy różne rodzaje danych:

Przed zatrudnieniem (rejestracja lub aplikacja)
Gdy rejestrujesz się u nas, aplikujesz przez stronę internetową lub nawiązujesz pierwszy kontakt, zbieramy między innymi:

• Imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, data urodzenia, płeć i narodowość;
• CV, doświadczenie zawodowe, wykształcenie, motywację i dostępność;
• Listy motywacyjne, notatki z rozmów, nagrania wideo z autoprezentacją lub inne dodatkowe informacje, które nam przekażesz;
• Dane automatycznie zbierane za pośrednictwem naszej strony internetowej lub aplikacji, takie jak pliki cookie;
• W przypadku osób samozatrudnionych: powyższe dane uzupełnione o informację o stawce godzinowej, obszarze działalności, mobilności, dane z Izby Handlowej oraz inne dane firmowe.

Używamy tych danych, aby ocenić, czy możemy znaleźć dla Ciebie odpowiednie zlecenie, oraz aby utrzymywać z Tobą kontakt.

Po zatrudnieniu 
Gdy zaczynasz pracę za naszym pośrednictwem lub zawieramy z Tobą umowę, przetwarzamy dodatkowe dane, w tym:

• Numer identyfikacyjny obywatela (BSN), dowód tożsamości, zezwolenie na pracę (jeśli dotyczy);
• Umowy, kontrakty o pracę, dane dotyczące wyników i ocen, wynagrodzenie oraz dane rachunku bankowego;
• Dane dotyczące nieobecności i zdrowia (jeśli istotne), informacje o emeryturze i dane dotyczące ubezpieczeń;
• Na potrzeby korzystania z aplikacji Covebo Square: dane konta i informacje o lokalizacji;
• W przypadku pracowników międzynarodowych: informacje o ubezpieczeniach, zakwaterowaniu, transporcie i wsparciu w Holandii;
• W przypadku osób samozatrudnionych: powyższe dane uzupełnione o numer VAT, dane dotyczące płatności, informacje o kontraktach i zleceniach.

Dane te są niezbędne do realizacji Twojej umowy, obsługi płac, nadzoru oraz obowiązków administracyjnych, takich jak podatki i ubezpieczenia.

Dane klientów, dostawców i partnerów biznesowych
Od kontaktów biznesowych przetwarzamy głównie:

• Imię i nazwisko, stanowisko oraz służbowe dane kontaktowe;
• Numer w Izbie Handlowej, numer VAT oraz dane bankowe;
• Dane niezbędne do zawarcia lub realizacji umów;
• Informacje z komunikacji z naszymi pracownikami lub systemami.

Nie masz obowiązku podawania swoich danych osobowych, ale może to wpłynąć na nasze usługi. Jeśli określone dane są wymagane przez prawo, umowę lub do jej zawarcia, poinformujemy Cię, co to oznacza i jakie mogą być konsekwencje, jeśli ich nie podasz.

Zbieramy i przetwarzamy dane w celu realizacji naszych usług. Robimy to na podstawie następujących podstaw prawnych:

• wykonywanie umów;
• obowiązki prawne;
• Twoja zgoda;
• uzasadnione interesy (swoboda prowadzenia działalności gospodarczej).

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami pod adresem privacy@houseofcovebo.nl.

Wykorzystujemy Twoje dane w następujących celach:

Rekrutacja, selekcja i pośrednictwo pracy

• dopasowywanie do wakatów lub zleceń;
• ocena przydatności i dostępności kandydatów lub osób samozatrudnionych;
• doradztwo zawodowe i wsparcie;
• obsługa aplikacji i korespondencji rekrutacyjnej;
• korzystanie z aplikacji Covebo Square (np. nawigacja i zarządzanie kontem);
• kontakt poprzez portale pracy i media społecznościowe w związku z możliwościami zawodowymi.

Realizacja umów

• obsługa umów o pracę, umów pośrednictwa lub umów zleceń;
• administracja płacowa i wynagrodzeń, w tym potrącenia podatkowe;
• zarządzanie samochodami służbowymi, kosztami podróży i mandatami;
• ubezpieczenia (np. od niezdolności do pracy, odpowiedzialności cywilnej, wypadków);
• nadzór nad nieobecnościami i procesy reintegracji;
• zarządzanie umowami biznesowymi z klientami, dostawcami i partnerami.

Zarządzanie relacjami

• utrzymywanie kontaktów z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi;
• obsługa zgłoszeń kontaktowych przez stronę internetową (np. formularze kontaktowe);
• badania satysfakcji klientów i oceny naszych usług;
• wysyłanie upominków, zaproszeń na spotkania lub wydarzenia;
• kontakt w sprawie dostępności, planowania pracy i komunikacji zawodowej;
• zarządzanie relacjami z inwestorami.

Marketing i komunikacja

• działania marketingu bezpośredniego (np. mailingi, newslettery, oferty);
• dostarczanie informacji o naszych usługach, szkoleniach lub wydarzeniach;
• działania marketingowe skierowane do kandydatów lub klientów;
• analiza ruchu mailowego i korzystania ze strony internetowej w celu optymalizacji komunikacji.

Zarządzanie, organizacja i IT

• utrzymanie, bezpieczeństwo i rozwój stron internetowych oraz systemów IT;
• zarządzanie wewnętrznymi systemami procesów operacyjnych;
• certyfikacje jakości i optymalizacja procesów;
• kontrole wewnętrzne, raportowanie zarządcze, bezpieczeństwo biznesowe i audyty.

Obowiązki prawne i zgodność z przepisami

• przestrzeganie prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych;
• obowiązki w zakresie przechowywania danych i ich weryfikacja;
• przestrzeganie innych obowiązujących przepisów o ochronie danych i regulacji sektorowych.

Strategiczne i prawne zarządzanie przedsiębiorstwem

• obsługa prawna i biznesowa organizacji;
• zarządzanie ryzykiem i procedury audytu wewnętrznego;
• fuzje, przejęcia lub inne strategiczne działania biznesowe (w tym badania due diligence).

Udostępniamy Twoje dane podmiotom zewnętrznym wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia naszych usług lub gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Dotyczy to między innymi:

• (potencjalnych) klientów i partnerów biznesowych, u których możesz być zatrudniony lub wykonywać pracę;
• dostawców usług wspierających nas, takich jak dostawcy IT, księgowi, prawnicy lub audytorzy;
• funduszy emerytalnych, służb medycyny pracy, ubezpieczycieli i banków w celu realizacji obowiązków związanych z nieobecnościami, płatnościami i warunkami zatrudnienia;
• organów państwowych, jeśli jesteśmy do tego zobowiązani prawnie lub na podstawie nakazu sądowego;
• partnerów w zakresie szkoleń i rozwoju, takich jak firmy szkoleniowe lub instytucje edukacyjne;
• podmiotów zajmujących się zakwaterowaniem, transportem i ubezpieczeniami dla pracowników międzynarodowych..

House of HR
House of Covebo jest częścią House of HR, sieci spółek działających w obszarze rekrutacji i usług HR na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W ramach tej grupy czasami współpracujemy w takich obszarach jak: ICT i zarządzanie systemami, księgowość i administracja, zarządzanie należnościami, analizy, raportowanie i statystyki, a także działania marketingu bezpośredniego.
House of Covebo pozostaje Twoim pierwszym punktem kontaktowym w sprawach związanych z prywatnością.

Twoje dane osobowe są co do zasady przetwarzane w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli jednak dane zostaną przekazane poza EOG, odbywa się to wyłącznie wtedy, gdy dane państwo zapewnia odpowiedni poziom ochrony zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej lub na podstawie umów wzorcowych (standardowych klauzul umownych). Ponadto stosujemy dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie i minimalizacja zakresu przetwarzania danych.

W przypadku transferów do Stanów Zjednoczonych mogą być stosowane ramy ochrony danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework) lub centra usług wspólnych (SSC). W ten sposób zapewniamy, że Twoje dane są zawsze chronione zgodnie z europejskimi przepisami dotyczącymi prywatności.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat przekazywania Twoich danych osobowych poza EOG, możesz się z nami skontaktować mailowo pod adresem: privacy@houseofcovebo.nl

W House of Covebo uważamy, że ochrona Twoich danych osobowych jest niezwykle ważna. Dlatego podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu, bezpieczne systemy IT, regularne kontrole oraz szkolenia dla naszych pracowników. Robimy wszystko, co możliwe, aby zapobiegać naruszeniom ochrony danych, jednak nigdy nie możemy całkowicie ich wykluczyć. Jeśli coś niespodziewanego się wydarzy, działamy natychmiast, aby ograniczyć konsekwencje i wywiązać się z naszych obowiązków prawnych, w tym zgłoszenia naruszenia ochrony danych.

House of Covebo przetwarza Twoje dane osobowe z należytą starannością, zgodnie z RODO, i nie przechowuje ich dłużej, niż jest to konieczne w oparciu o relację i obowiązującą podstawę prawną (taką jak zgoda lub realizacja umowy).

Kandydaci
Jeśli otrzymamy Twoje dane bez zgody (np. za pośrednictwem portali pracy), przechowujemy je maksymalnie przez 4 tygodnie po zakończeniu procedury. W tym okresie prosimy o zgodę na przechowywanie danych do 2 lat. W przypadku braku zgody Twoje dane zostaną automatycznie zanonimizowane po 4 tygodniach. Dotyczy to również bezpośrednich rejestracji przez naszą stronę internetową.

Pracownicy
W momencie nawiązania stosunku pracy podstawą prawną staje się realizacja umowy o pracę. Wówczas obowiązują ustawowe okresy przechowywania:

• administracja płacowa i finansowa: 7 lat po zakończeniu zatrudnienia;
• kopia dowodu tożsamości, umowa o pracę, karta podatkowa: 5 lat po zakończeniu zatrudnienia;
• pozostałe dane w aktach osobowych (takie jak dyplomy i rejestr nieobecności): 2 lata po zakończeniu zatrudnienia.

Jeśli dane nie są już potrzebne, zostaną bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane. W wyjątkowych przypadkach (takich jak postępowania sądowe lub korzystanie z praw w zakresie prywatności) dane mogą być przechowywane przez krótszy lub dłuższy okres.

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz do złożenia skargi do Holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Dutch Data Protection Authority). Możesz w tym celu skontaktować się ze swoim opiekunem lub wysłać e-mail na adres: privacy@houseofcovebo.nl. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca, chyba że konieczne będzie przedłużenie terminu. Czasami musimy odmówić realizacji wniosku – w takim przypadku wyjaśnimy powód. Dla weryfikacji możemy poprosić o dowód tożsamości.

Jeśli masz pytania, uwagi lub skargi dotyczące ochrony lub wykorzystania Twoich danych osobowych, możesz również skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem: dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo nie podejmuje decyzji mających istotne konsekwencje dla Ciebie wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, bez udziału człowieka.

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności podlega prawu niderlandzkiemu.